martes, 28 de enero de 2014

Fases de Negociación

FASE DE PREPARACIÓN:

Antes de iniciar cualquier proceso de negociación con otra entidad es imprescindible recabar el  máximo de información sobre ella.  Si por cualquier circunstancia no se ha tenido tiempo para estos preliminares, es conveniente aplazar la reunión para otra ocasión e, incluso, no realizarla.  Todo el tiempo que se dedique a este apartado, se ganará posteriormente y multiplicado por muchos enteros en los restantes pasos del proceso.

Debe conocer a la perfección su oferta - elementos que la componen, las características de los productos o servicios, los plazos de entrega, las condiciones de pago, las normas complementarias -, así como los objetivos.  Si la oferta que usted negocia está en competencia con otras, será motivo de comparación, por lo que será más conveniente conocer a fondo a sus competidores. Busque y haga resaltar siempre en sus ofertas las - ventajas diferenciales- que le puedan dar prioridad sobre otras propuestas.

No de pie a la improvisación. Establezca un plan estratégico para desarrollar un buen argumento. En él deberá ser original y será muy convincente que demuestre sus planteamientos con pruebas impactantes, de esta forma se convertirán en razonamientos categóricos a la vez que persuasivos.

Determine antes de la reunión cuál será su margen de negociación y prevea qué puede pasar si no llega a un acuerdo. Antes de echarlo todo por la borda se pueden encontrar distintas alternativas.

FASE DE DESARROLLO:

Es necesario que domine todas las técnicas de comunicación, escucha y observación, ya que todo el proceso de negociación está basado en la continua transmisión de ideas, válidas a  través de los distintos argumentos.

No se confíe ni subestime a sus oponentes.  A veces, pueden demostrar aparente debilidad o inferioridad, pero tal vez sea una estrategia frecuentemente utilizada por expertos negociadores.

Trate de crear un clima de no confrontación respetando las posturas de los adversarios. Esfuércese por ampliar su capacidad de situarse siempre en el lugar del oponente.  Logrará comprender mejor los puntos de vista del contrario.

“La paciencia es la madre de la ciencia”.  No exprese nunca un deseo incontenible por querer terminar el proceso cuanto antes. Hay que argumentar con firmeza, pero nunca por imposición. Intente siempre persuadir mediante la razón y la emoción.

FASE DE ACUERDOS:

Trate de ser lo más flexible posible. Piense que a veces se pueden encontrar soluciones bajo otros enfoques, que a la larga pueden conducir probablemente a objetivos mejores de los previstos.

Comprométase a cumplir los acuerdos establecidos y, sí es posible, es recomendable que se plasmen en contrato escrito para evitar suspicacias.

Trate de concluir todos los procesos de negociación desde la posición en que ambas partes se encuentren satisfechas, al haber cubierto en gran medida los objetivos.

Acostúmbrese siempre a reflexionar después de cada proceso, con el ánimo de aprender nuevas habilidades, que serán fruto de sus propias experiencias tanto positivas como negativas vividas en las negociaciones.

Actividad en el aula:

*Realizar un Roll-Playing de Comprador y tres tipos de proveedores (Primero: único en plaza con ese producto, Segundo: varios tienen ese producto en plaza, tercero: se trata de un producto extranjero). Idear ese producto real o imaginario para defenderlo con esta técnica sobre aspectos relativos a: precio, plazo de entrega, forma de pago, calidad, facilidades de pago, garantía, marca representativa, consolidación en el mercado, producto conocido, rapidez en el servicio..

Simulación de una negociación, protagonizada por los asistentes:
1.    Estudio y preparación de la negociación por cada grupo.
2.    Desarrollo de la simulación y grabación en vídeo.
3.  Visionado en pantalla de TV de la grabación, para establecer conclusiones comentando su desarrollo e incidencias.

*Valora de 1 a 5, según tu propio criterio, a cada una de las siguientes condiciones de un Jefe de compras:

Aptitudes:
Razonamiento
Imaginación
Memoria
Voluntad de progreso
Conocimientos:
Administrativos
Técnicos
Organizativos
Legales
De la empresa
De los productos
Personalidad:
Seguridad
Estabilidad emocional
Sociabilidad
Iniciativa
Ambición
Sentido de la responsabilidad
Comportamiento:
Disciplina
Puntualidad
Cooperación
Capacidad de mando

Comentar la asignación de cada alumno/a.

A continuación se recoge, a título de ejemplo, una declaración sencilla de políticas al respecto, que resume la práctica recomendable sobre el tema de referencia:

* Ningún empleado puede beneficiarse a nivel personal como consecuencia de la posición que ocupa en la empresa y en detrimento de los intereses de ésta.

* Está terminantemente prohibido aceptar regalos, dinero o servicios de cualquier clase, de ninguna persona o entidad que mantenga relaciones comerciales con la empresa o que desee hacerlo.  Si se podrán aceptar invitaciones que propicien el desarrollo de las negociaciones, debiendo actuarse con reciprocidad.  Para ello, se utilizará la partida presupuestaria de gastos asignada a este fin.

* El personal de compras no puede mantener intereses o trabajar para ninguna empresa con la que se mantengan relaciones comerciales o se puedan mantener potencialmente, ni para ningún competidor.

* Las posibles excepciones a las normas anteriores deberán ser aprobadas por escrito por la Dirección, a quien se deberá consultar cualquier duda al respecto.

*Realización de debates y puestas en común entre los alumnos sobre las observaciones realizadas y conclusiones obtenidas.

*Tormenta de ideas sobre las aptitudes personales y profesionales legítimas del Jefe de compras. Formar grupo, citando las dos más importante por cada grupo. Anotar en la pizarra y debatir.

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