viernes, 31 de enero de 2014

Planificación de la Comunicación

Actividad en el aula: "La Planficación de la Comunicación" INTRODUCCIÓN PREVIA.

Mi empresa va a ser una sociedad cooperativa del campo. Su actividad va a consistir en la elaboración de caldos y vinos. La plantilla esta formada por 60 trabajadores, por otro lado, el mayor poder de decisión está en manos de los socios, y sus principales decisiones se acuerdan en las juntas. En el organigrama, el vértice lo forman, la junta de accionistas, representada por el presidente, bajando de escalafón estaría el director gerente, que tiene poder de decisión sobre todos los departamentos, un escalón más bajo nos encontraríamos con los jefes de departamentos, nos encontraríamos con tres secciones, administrativa, contable y RRHH, el área de producción, y el departamento de marketing.

Así mismo la junta ha tomado la decisión de mejorar los flujos comunicativos internos, y se ha dado libertad, para establecer herramientas, y estrategias que mejoren los flujos comunicativos en la organización, así mismo se ha puesto una nota informativa en el tablón de anuncios dirigida al  personal de la organización su colaboración con la tarea en la medida de lo posible.

DIAGNÓSTICO

Se podría decir que en general el tipo de comunicación predominante es la ascendente y descendente, la comunicación, horizontal es muy rígida, y con una estructura muy tradicional.

En primer lugar, nos encontramos con una serie de barreras que impiden la fluidez informativa, debido a que la mayoría de mensajes, no son directos al receptor principal, el emisor emite el mensaje a  varios receptores secundarios que se lo emiten al principal, produciéndose así disfunciones informativas.
El segundo problema principal es debido a la gran cantidad de información emitida, que en ocasiones colapsa el sistema comunicativo, distorsionando, el resultado final del mensaje.
El tercer problema a destacar es la falta de confianza del emisor hacia el receptor, ello hace que el mensaje no contenga la información necesaria e influya en la realización de las tareas.
El cuarto problema nos lo encontramos en que la comunicación ascendente no es aceptada adecuadamente por el receptor.
El quinto problema está en la carencia de plan social.
El sexto fijación unilateral de los objetivos.

OBJETIVOS

Se establecen una serie de objetivos primordiales a cumplir:

Mejorar la comunicación horizontal.

Mejorar la distribución en la emisión de grandes cantidades de información.
Elaboración de un plan social adecuado.
Fomentar la confianza interna.
Participación general en la fijación de los objetivos.
Investigación de las circunstancias que dan lugar a la insatisfacción de los empleados, estudiarlas y prevenirlas.

ACCIONES Y PROPUESTAS

Es necesario desarrollar dos tipos de acciones:

1. Acciones encaminadas a la resolución de los problemas:

Derribar barreras, en la transmisión de mensajes, evitando o disminuyendo la utilización de receptores intermediarios, y empleando con más frecuencia los mensajes cara a cara.

Distribuir uniformemente los grandes volúmenes de información a transmitir, mediante la implantación de listas con valores predeterminados en base a la importancia para la organización(se transmitirán primero los mensajes que por su contenido queden encuadrados en los valores definidos en las listas, con mayor puntuación)

Determinar el nivel de confianza grupal, mediante test a los empleados, para intentar encontrar el origen de la desconfianza y neutralizarlo.

Concienciar a los mandos de la importancia que tiene para la organización el escuchar al empleado, e implantando un sistema para delatar al “mal escuchador”, hojas de quejas internas de los empleados, hacia sus mandos.

Elaborar un plan social adecuado tener en cuenta las opiniones y sugerencias de los empleados a la hora de elaborar los objetivos, (se le comunicarán cuales son las pretensiones de la empresa a sus empleados, y que sugerencias proponen, para ello es necesario reunirlos, darles una charla, y suministrarles hojas de sugerencia, con carácter anónimo, posteriormente se estudiarán las respuestas).

2. Acciones encaminadas a la mejora en el marketing y comunicación interno en la organización

Establecer un código ético y de conducta, para su elaboración, para ello, es necesario la participación de todos los empleados.

Estudiar las crisis internas entre empleados, implantar libro de incidencias internas, y quejas para los empleados, en el que se registren.

Fomentar la identificación del empleado con la empresa, estudiar posibles transformaciones de contratos temporal a indefinido, o en fijos discontinuos, establecer sistema de valoración de puestos de trabajo, concienciar al empleado de que el beneficio para la empresa es su propio beneficio, intentar que la plantilla de trabajo sea lo más estable posible. (establecer sistema basado en el “Toyotismo”).

Fomentar el respaldo, y el compañerismo, en base al código de conducta establecido con anterioridad.

SEGUIMIENTO

Se establecerá un registro que contenga los resultados de cada acción, y se estudiará su evolución mensualmente, elaborando un resumen anual, que determinará las oportunas conclusiones, y se comparará con los demás registros de acciones. También se estudiará la evolución global de la organización en este aspecto, y se determinará la incidencia en la organización de dichas acciones.

Se supervisará y controlarán las acciones tres veces por semana durante el primer mes, durante el resto se supervisará una vez a la semana.

CONCLUSIONES EVALUACIÓN DEL PLAN

Se elaborará anualmente un informe detallado con la evolución de las distintas acciones implantadas en la organización y de cómo han influido en la misma, este informe será dado a conocer en la junta de accionistas, así como en una reunión anual con los empleados.

Posteriormente se determinará si se han cumplido los objetivos, y la necesidad de implantar nuevas acciones, y los costes que ha tenido dicho plan, para ver su nivel de rentabilidad.

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