martes, 28 de enero de 2014

Tipos de Reuniones


Las Reuniones

Expondremos diversos tipos de reuniones, explicando sus características.

Mítines

Se trata de una reunión de masas, con una asistencia libre o escasamente controlada.
El director de este tipo de reuniones es más un líder con prestigio reconocido, identificado con la mentalidad de la masa y que debe reunir cualidades en cuanto a la voz, sus gestos, comunicación afectiva, improvisación, etc.

Conferencias

Se caracteriza por tener una estructura rígida, a la que se suele asistir por invitación y en la que ha un control de asistencia.
En cuanto al conferenciante asume la figura del informador, que no precisa estar identificado con el auditorio y que debe reunir como cualidades el conocimiento del tema y una exposición atractiva.
El número de asistentes por lo general oscila entre treinta y quinientos con un nivel de participación escaso.

Reuniones de información descendente

La función del director es parecida a la del conferenciante, si bien hay un mayor acercamiento entre él y los asistentes.
El contenido del mensaje es dar información, al igual que en las conferencias, pero con la particularidad de que el tema suele ser más del interés de los oyentes.
La reunión suele constar de una primera fase en la que el director facilita información y una segunda fase de coloquio para aclaración.

Reuniones de información ascendente

También llamadas entrevistas de grupo. Se caracterizan por un dialogo abierto sobre hechos, acontecimientos y vivencias conocidos por los asistentes.
La función del director es más bien la de un entrevistador que debe lograr que todos expongan sus ideas sobre el tema, razón por la cual es importante lograr un clima de confianza.
Los asistentes constituyen un grupo entre cinco y veinte personas.

Reunión discusión

Se trata de reuniones cuyo objeto es llegar a conclusiones sobre determinadas situaciones.
La función del director es lograr la participación de todos y llegar a una conclusión, más que exponer su opinión sobre el tema.
El número de asistentes debe ser reducido entre cinco y diez personas, deben conocer el tema, estar interesados en él y poseer aptitud y actitud para participar en una reunión.

Brainstorming

El director formula la pregunta y da las reglas de juego. Seguidamente se pasa a la fase de producción de ideas que son anotadas por los observadores sin indicar nombres. Finalmente se valoran las ideas y se elige una.

El director es un animador, que dirige la actuación de los demás, sin participar.
El número de asistentes oscila entre ocho y doce, debiendo estar familiarizados con la técnica, tener una posición social similar y conocer el problema planteado.
Esta técnica denominada brainstorming o tormenta de ideas fue creada por Alex Owsborn. Para él la creatividad es fruto del esfuerzo y se puede aplicar a cualquier tipo de problemas. El objetivo de su técnica es la producción de ideas para la resolución de un problema.
Se basa en los siguientes principios:

  1. Aplazamiento del juicio o de la crítica. El aplazamiento del juicio es su condición fundamental y significa que no está permitida la crítica o la valoración de las ideas de los demás hasta que no se haya agotado la generación de ideas. La critica, cuando se emplea muy pronto, actúa como inhibidor de las ideas. Aplazando el juicio se crea una atmósfera permisiva que estimula las ideas.
  2. Cuantas más ideas se generen, mejor resultados se obtendrán. La cantidad produce calidad. Las ideas posteriores suelen ser de mayor calidad que las anteriores.
  3. La producción de ideas en grupo puede ser más efectiva que la individual.
Para Owsborn, el grupo ideal es el compuesto por doce miembros: un director, un director asociado, cinco miembros regulares y cinco asociados.
La tormenta de ideas requiere unas condiciones de carácter físico y otras de tipo humano. Conviene disponer con un lugar espacioso con una pizarra donde puedan quedar recogidas las ideas y expuestas a la vista de todos. Los participantes han de estar situados alrededor de una mesa.
Los participantes han de estar motivados en la resolución de problemas y existir un ambiente relajado que propicie la participación.
Cada participante debe sentirse confiado y sin temor a la crítica de los demás: que las ideas fluyan con entera libertad.
Por otra parte, cada miembro del grupo tiene sus funciones:

-          El director. Guía la sesión y crea un ambiente propicio a la participación. Formula el problema, estimula la creación de ideas y hace que se cumplan las normas-carencia de criticas-. Debe permanecer callado a no ser que el grupo se atasque. Clasifica al final de la reunión, las ideas y clausura la reunión.
-          El secretario. Registra por escrito las ideas del grupo y las enumera.
-          Los participantes. Tienen como función la producción de ideas usando sus conocimientos, e imaginación. No debe haber relaciones jerárquicas ya que inhiben la producción de ideas.

Esta técnica tiene unas fases:

  1. Comunicación anticipada a los miembros del grupo del problema que se va a tratar.
  2. Explicación por el director de los principios de esta técnica.
  3. Planteamiento del problema.
  4. Producción de ideas. Esta es la etapa propia de esta técnica. En ella, los participantes manifestarán cuantas más ideas mejor.
  5. Clausura de la reunión. El director pide a los asistentes que piensen en el problema con objeto de que al día siguiente formulen los pensamientos que hayan tenido.
  6. Incorporación de las ideas tenidas después de la reunión.
  7. Elaboración definitiva de la lista de ideas.
  8. Clasificación de las ideas por categorías.
  9. Selección de ideas.
  10. Presentación de las ideas seleccionadas.
Luego se procede a una evaluación de las ideas: se desechan las que no tienen valor y se analizan las más interesantes.

Método Delphi

Parecido al anterior. La cantidad de asistentes tiende a ser muy reducida, máximo cinco personas, siendo tres el número más elegido.
En cuanto a la calidad de los asistentes, se cuenta con la presencia de expertos en la materia que se trata.
En este tipo de reuniones se exige la figura del moderador o animador, que es quien plantea las cuestiones.
Lo importante de este tipo de reuniones es reportar los datos necesarios, disponer de la máxima información posible y tener la suficiente capacidad analítica como para obtener unos resultados satisfactorios.
Vale la pena invertir en este proceso que, aunque costoso, casi nos garantiza el acierto y calidad de la elección de la alternativa más idónea y viable.
Los Comités
El concepto de comité es aquel que lo define como un grupo de personas especialmente designadas para cumplir un determinado asunto.
De esta definición hay que destacar dos aspectos:
-          Que el Comité es una forma de asignar responsabilidades y por consiguiente un órgano de gestión o dirección, y
-          Que la acción directiva que implican se cumple por un grupo de personas, en lugar de una sola.

Los comités requieren unos órganos permanentes para su actuación.
Ventajas de la utilización de los comités:

-          Permiten obtener un juicio múltiple e integrado, con la riqueza de experiencias y conocimientos.
-          Permiten la responsabilidad compartida y evitan la concentración de autoridad en una sola persona.
-          Favorecen la participación.
-          Facilitan una coordinación de las acciones a desarrollar
-          Son un instrumento eficaz para la información ascendente, descendente y horizontal.
-          Constituye un instrumento de motivación.
-          Permite la adopción de decisiones.

Entre los inconvenientes de la utilización de los comités está la posible lentitud de las decisiones, costo elevado por el tiempo que ocupan de los directivos, peligro de decisiones de compromiso, riesgo de indecisión, riesgo de dispersión y fragmentación dela responsabilidad.

Es útil la creación de comités cuando:

-          Se precisa variedad de juicios, conocimientos, experiencia, información, etc.
-          Se trata de adoptar decisiones en las que coinciden varias autoridades.
-          Es importante la coordinación en la toma de decisiones o en la ejecución.

Por el contrario, no es útil el comité cuando sea importante adoptar una decisión rápida, se trate de decisiones poco importantes, se dediquen a temas de estudio, redacción de informes, etc.

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