Las Reuniones
Expondremos diversos tipos de
reuniones, explicando sus características.
Mítines
Se trata de una reunión de
masas, con una asistencia libre o escasamente controlada.
El director de este tipo de
reuniones es más un líder con prestigio reconocido, identificado con la
mentalidad de la masa y que debe reunir cualidades en cuanto a la voz, sus
gestos, comunicación afectiva, improvisación, etc.
Conferencias
Se caracteriza por tener una
estructura rígida, a la que se suele asistir por invitación y en la que ha un
control de asistencia.
En cuanto al conferenciante
asume la figura del informador, que no precisa estar identificado con el
auditorio y que debe reunir como cualidades el conocimiento del tema y una
exposición atractiva.
El número de asistentes por
lo general oscila entre treinta y quinientos con un nivel de participación
escaso.
Reuniones de información
descendente
La función del director es
parecida a la del conferenciante, si bien hay un mayor acercamiento entre él y
los asistentes.
El contenido del mensaje es
dar información, al igual que en las conferencias, pero con la particularidad
de que el tema suele ser más del interés de los oyentes.
La reunión suele constar de
una primera fase en la que el director facilita información y una segunda fase
de coloquio para aclaración.
Reuniones de información
ascendente
También llamadas entrevistas
de grupo. Se caracterizan por un dialogo abierto sobre hechos, acontecimientos
y vivencias conocidos por los asistentes.
La función del director es
más bien la de un entrevistador que debe lograr que todos expongan sus ideas
sobre el tema, razón por la cual es importante lograr un clima de confianza.
Los asistentes constituyen un
grupo entre cinco y veinte personas.
Reunión discusión
Se trata de reuniones cuyo
objeto es llegar a conclusiones sobre determinadas situaciones.
La función del director es
lograr la participación de todos y llegar a una conclusión, más que exponer su
opinión sobre el tema.
El número de asistentes debe
ser reducido entre cinco y diez personas, deben conocer el tema, estar
interesados en él y poseer aptitud y actitud para participar en una reunión.
Brainstorming
El director formula la
pregunta y da las reglas de juego. Seguidamente se pasa a la fase de producción
de ideas que son anotadas por los observadores sin indicar nombres. Finalmente
se valoran las ideas y se elige una.
El director es un animador,
que dirige la actuación de los demás, sin participar.
El número de asistentes
oscila entre ocho y doce, debiendo estar familiarizados con la técnica, tener
una posición social similar y conocer el problema planteado.
Esta técnica denominada
brainstorming o tormenta de ideas fue creada por Alex Owsborn. Para él la
creatividad es fruto del esfuerzo y se puede aplicar a cualquier tipo de
problemas. El objetivo de su técnica es la producción de ideas para la
resolución de un problema.
Se basa en los siguientes
principios:
- Aplazamiento del juicio o de la crítica. El aplazamiento del juicio es su condición fundamental y significa que no está permitida la crítica o la valoración de las ideas de los demás hasta que no se haya agotado la generación de ideas. La critica, cuando se emplea muy pronto, actúa como inhibidor de las ideas. Aplazando el juicio se crea una atmósfera permisiva que estimula las ideas.
- Cuantas más ideas se generen, mejor resultados se obtendrán. La cantidad produce calidad. Las ideas posteriores suelen ser de mayor calidad que las anteriores.
- La producción de ideas en grupo puede ser más efectiva que la individual.
Para Owsborn, el grupo ideal
es el compuesto por doce miembros: un director, un director asociado, cinco
miembros regulares y cinco asociados.
La tormenta de ideas requiere
unas condiciones de carácter físico y otras de tipo humano. Conviene disponer
con un lugar espacioso con una pizarra donde puedan quedar recogidas las ideas
y expuestas a la vista de todos. Los participantes han de estar situados
alrededor de una mesa.
Los participantes han de
estar motivados en la resolución de problemas y existir un ambiente relajado
que propicie la participación.
Cada participante debe
sentirse confiado y sin temor a la crítica de los demás: que las ideas fluyan
con entera libertad.
Por otra parte, cada miembro
del grupo tiene sus funciones:
-
El director. Guía
la sesión y crea un ambiente propicio a la participación. Formula el problema,
estimula la creación de ideas y hace que se cumplan las normas-carencia de
criticas-. Debe permanecer callado a no ser que el grupo se atasque. Clasifica
al final de la reunión, las ideas y clausura la reunión.
-
El secretario.
Registra por escrito las ideas del grupo y las enumera.
-
Los
participantes. Tienen como función la producción de ideas usando sus
conocimientos, e imaginación. No debe haber relaciones jerárquicas ya que
inhiben la producción de ideas.
Esta técnica tiene unas
fases:
- Comunicación anticipada a los miembros del grupo del problema que se va a tratar.
- Explicación por el director de los principios de esta técnica.
- Planteamiento del problema.
- Producción de ideas. Esta es la etapa propia de esta técnica. En ella, los participantes manifestarán cuantas más ideas mejor.
- Clausura de la reunión. El director pide a los asistentes que piensen en el problema con objeto de que al día siguiente formulen los pensamientos que hayan tenido.
- Incorporación de las ideas tenidas después de la reunión.
- Elaboración definitiva de la lista de ideas.
- Clasificación de las ideas por categorías.
- Selección de ideas.
- Presentación de las ideas seleccionadas.
Luego se procede a una
evaluación de las ideas: se desechan las que no tienen valor y se analizan las
más interesantes.
Método Delphi
Parecido al anterior. La
cantidad de asistentes tiende a ser muy reducida, máximo cinco personas, siendo
tres el número más elegido.
En cuanto a la calidad de los
asistentes, se cuenta con la presencia de expertos en la materia que se trata.
En este tipo de reuniones se
exige la figura del moderador o animador, que es quien plantea las cuestiones.
Lo importante de este tipo de
reuniones es reportar los datos necesarios, disponer de la máxima información
posible y tener la suficiente capacidad analítica como para obtener unos
resultados satisfactorios.
Vale la pena invertir en este
proceso que, aunque costoso, casi nos garantiza el acierto y calidad de la
elección de la alternativa más idónea y viable.
Los Comités
El concepto de comité es
aquel que lo define como un grupo de personas especialmente designadas para
cumplir un determinado asunto.
De esta definición hay que
destacar dos aspectos:
-
Que el Comité es
una forma de asignar responsabilidades y por consiguiente un órgano de gestión
o dirección, y
-
Que la acción
directiva que implican se cumple por un grupo de personas, en lugar de una
sola.
Los comités requieren unos
órganos permanentes para su actuación.
Ventajas de la utilización de
los comités:
-
Permiten obtener
un juicio múltiple e integrado, con la riqueza de experiencias y conocimientos.
-
Permiten la
responsabilidad compartida y evitan la concentración de autoridad en una sola
persona.
-
Favorecen la
participación.
-
Facilitan una
coordinación de las acciones a desarrollar
-
Son un
instrumento eficaz para la información ascendente, descendente y horizontal.
-
Constituye un
instrumento de motivación.
-
Permite la
adopción de decisiones.
Entre los inconvenientes de
la utilización de los comités está la posible lentitud de las decisiones, costo
elevado por el tiempo que ocupan de los directivos, peligro de decisiones de
compromiso, riesgo de indecisión, riesgo de dispersión y fragmentación dela
responsabilidad.
Es útil la creación de
comités cuando:
-
Se precisa
variedad de juicios, conocimientos, experiencia, información, etc.
-
Se trata de
adoptar decisiones en las que coinciden varias autoridades.
-
Es importante la
coordinación en la toma de decisiones o en la ejecución.
Por el contrario, no es útil
el comité cuando sea importante adoptar una decisión rápida, se trate de
decisiones poco importantes, se dediquen a temas de estudio, redacción de
informes, etc.
