1.
Preparación
Los aspectos que deben tenerse en esta fase son:
a) Condiciones Ambientales
a) Condiciones Ambientales
Es imprescindible que el entorno de las negociaciones sea un elemento favorecedor y no perturbador de la discusión.
Entre los aspectos que deben cuidarse podemos citar las condiciones de confortabilidad: es muy conveniente que los asistentes a la negociación se encuentren cómodos.
La incomodidad, sobre todo cuando la negociación es larga, acaba afectando a la atención de los asistentes. De ahí que la configuración del local, los asientos, la iluminación, la temperatura y cualquier otro factor ambiental deber ser cuidados
b) Condiciones en cuanto al número de asistentes
b) Condiciones en cuanto al número de asistentes
Habremos de distinguir las negociaciones de masas ( mítines, conferencias, etc.) de las negociaciones reducidas tipo discusión.
En las primeras el nivel de determinación del número exacto de asistentes no es crítico, no se considera a los asistentes tanto como individuos que como masa.
En las negociaciones reducidas tipo discusión, la elección del numero de asistentes es un aspecto más critico. Tienen que haber suficientes personas para que haya un intercambio eficaz y no puede haber un numero excesivo que haga ineficaz dicha negociación.
El número ideal oscila de cinco a diez
c) Condiciones de tiempo
c) Condiciones de tiempo
El tiempo en las negociaciones es un factor importante porque:
- Debe fijarse la hora de la negociación y respetarse. No debe señalarse una hora de celebración poco adecuada ( al final de la jornada de trabajo o después de la comida).
- Debe fijarse una hora de finalización no sólo para trabajar más eficazmente sino también para que cada cual sepa a partir de qué momento queda libre.
- Debe respetarse el tiempo previsto de negociación. Una negociación no debe durar más de dos horas.
- Debe fijarse la hora de la negociación y respetarse. No debe señalarse una hora de celebración poco adecuada ( al final de la jornada de trabajo o después de la comida).
- Debe fijarse una hora de finalización no sólo para trabajar más eficazmente sino también para que cada cual sepa a partir de qué momento queda libre.
- Debe respetarse el tiempo previsto de negociación. Una negociación no debe durar más de dos horas.
d) Condiciones en cuanto al objeto de la negociación
La primera regla es que salvo casos muy excepcionales(en los que trate de evitarse reacciones emocionales, lucha de intereses, etc) el tema a considerar en una negociación deben ser conocidos por los asistentes con anterioridad. Por ello, la composición de un orden del día de la negociación es el procedimiento ideal.
La segunda regla nos indica que debe facilitarse el máximo posible de información sobre los temas a tratar.
Los asistentes deben buscar por sí mismo los mayores datos que puedan conseguir, a fin de disponer de suficientes elementos de juicio, que permitan negociar con intensidad con la finalidad de adoptar la decisión más eficaz posible.
2. Celebración
Las negociaciones tienen tres fases
a) Introducción a la negociación
a) Introducción a la negociación
Etapa corta y cumplida por el director de la negociación que tiene por objeto:
- Hacer la acogida de los asistentes.
- Efectuar la presentación de los mismos
- Definir el objeto de la negociación.
- Establecer las reglas del juego o procedimientos
b) Desarrollo de la Negociación
- Hacer la acogida de los asistentes.
- Efectuar la presentación de los mismos
- Definir el objeto de la negociación.
- Establecer las reglas del juego o procedimientos
b) Desarrollo de la Negociación
Esta etapa tiene unas exigencias y características distintas, según se trate de negociaciones de masas o negociaciones de tipo discusión.
En las primeras, el orador debe buscar que el mensaje llegue a los asistentes. Para ello, precisa conocer las características del auditorio, dominar el tema y estar muy atento a las reacciones del público.
En las negociaciones tipo discusión el director tiene un papel menos activo, ya que su tarea es la de conseguir el máximo de participaciones.
c) Conclusión o cierre de la negociación
c) Conclusión o cierre de la negociación
El director de la negociación resume las deliberaciones y expone las conclusiones.
Lo más esencial de esta tarea es concretar el resultado obtenido o la decisión adoptada.
La mejor manera de recoger las conclusiones consiste en redactar un Acta en la que se deben hacer constar las intervenciones de los asistentes y la conclusión aprobada.
3. Valoración de la Negociación
El objeto de esta fase es analizar el desarrollo de la negociación para descubrir sus fallos y mejorar las negociaciones posteriores.
Se debe reflexionar sobre si se ha logrado la participación de los asistentes y si se ha llegado a alguna conclusión.
Esta valoración puede hacerse al final de la negociación, preguntando el director de la misma a los asistentes. Puede hacerse también en una negociación especial para este objeto o al principio de la negociación que siga, en el supuesto de que haya secuencia. También puede hacerse mediante un cuestionario que los asistentes remiten al director.
